Privacyverklaring

Privacyverklaring

Hier vind je de privacy verklaring van de Fietscross club Lichtenvoorde.
Hierin wordt omschreven hoe er met jouw persoonlijke gegevens om wordt gegaan die worden verzameld door de Fietscross club Lichtenvoorde (FCCL).

1 INLEIDING

In deze privacy verklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden.
Daarnaast vindt je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.
De privacy verklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

1.1 INHOUD

  1. Inleiding
  2. De FCCL
  3. Doel Gegevens
  4. Ontvangers van gegevens
  5. Opslag periode
  6. Beveiliging
  7. Jouw Rechten
  8. Plichten

2 DE FCCL

Je leest op dit moment de privacyverklaring van de FCCL.
De vereniging heeft als doel: het doen beoefenen en bevorderen van de fietscross sport. Zij tracht dit doel te bereiken door:
• Het organiseren van en deelnemen aan wedstrijden
• Het instrueren en begeleiden van de leden
• Het doen opleiden of aantrekken van bevoegde trainers
• Het verzorgen van wedstrijdpublicaties in de plaatselijke media/pers
• Het beleggen van bijeenkomsten en het organiseren van activiteiten om de fietscross sport in de ruimste zin te bevorderen
Er zijn situaties waarin jouw gegevens door de FCCL verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jou wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring.

Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door de FCCL, neem dan gerust contact op!
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
bezoekadres
Bernard ter haarstraat 1
7131 ZE Lichtenvoorde
KVK nr. 40103310

3 DOEL GEGEVENS

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door de FCCL.
Deze worden hieronder toegelicht.


3.1 Inschrijven in de ledenadministratie.
De FCCL verzameld de voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats en land van het lid om deze in te schrijven in de ledenadministratie. Tevens worden deze gegevens gebruikt om het lid bij de sportbonden KNWU en de NFF. De geboortedatum en geslacht wordt gebruikt om het lid in de juiste leeftijdscategorie in te schrijven.

3.2 Versturen van informatie.
De FCCL stuurt e-mails met informatie over activiteiten binnen de vereniging, wedstrijden die worden gehouden door de club en bonden en veranderingen van de regelementen door de bonden. Deze e-mails zijn bedoeld om de informatie die de vereniging binnenkrijgt te delen met de leden.
Hiervoor wordt je naam en e-mailadres verzameld op het aanmeld formulier.

3.3 Contact opnemen
Om individueel met de leden contact op te kunnen nemen met de leden dan wel ouders / verzorgers van de leden verzameld de FCCL adres en telefoongegevens van haar leden of ouders / verzorgers van leden indien minderjarig.

3.4 Controle naam en leeftijd
De FCCL verzameld ter controle van naam en leeftijd een copy van het paspoort, ID kaart of zorgverzekeringspas van de rijder. Deze wordt tevens gebruikt door de NFF voor de controle van de inschrijving bij de bond.

3.5 Promotie fietscross
Foto en videomateriaal van wedstrijden en trainingen wordt verzameld om op de site van de FCCL als promotiemateriaal te dienen.

3.6 Voortgang monitoren
Timetrail tijden van de leden evenals clubcompetitie uitslagen worden verzameld en op de site gepubliceerd om voortgang van de leden te monitoren. Videobeelden van wedstrijden worden gebruikt om trainingen op aan te passen op onderdelen die extra training behoeven.

3.7 Webwinkel
Bestellingen van leden worden verzameld om de leden in te schrijven voor de wedstrijden die ze willen fietsen, clubactiviteiten waaraan ze deel willen nemen en clubkleding/merchandise te leveren aan de leden.

3.8 Bankgegevens
Om de contributie af te schrijven middels automatische incasso dan wel betalingen via de webwinkel worden de bankgegevens en de tenaamstelling verzameld.

3.9 Vrijwilligerswerk
Om vrijwilligers te kunnen werven verzameld de FCCL gegevens of leden dan wel ouders / verzorgers van leden bereid zijn om als vrijwilliger te helpen. Specifiek wordt gevraagd of leden EHBO of BHV hebben.

Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat de verwerking noodzakelijk is om jou in te schrijven bij de sportbonden dan wel producten te leveren die je hebt besteld.

4 ONTVANGERS VAN GEGEVENS

4.1 Ledenadministratie
Secretariaat, penningmeester, trainers, sportbonden KNWU en NFF, Dropbox, E-boekhouden.
De naam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats en land worden zodra je bent aangemeld als lid van de club verwerkt in een ledenadministratieprogramma en verstrekt binnen de vereniging aan de trainers. De gegevens worden ook doorgegeven aan de sportbonden KNWU en NFF om daar opgenomen te worden.

4.2 E-mail
Roundcube: Informatie betreffende de club, activiteiten en wedstrijden worden verspreid via de mailserver van de FCCL

4.3 Contact opnemen
Secretariaat, trainers en Dropbox, E-boekhouden.
Telefoonnummers van leden dan wel ouders en verzorgers worden per mail maandelijks verstrekt aan de trainers.

4.4 Sportbond NFF
Een copy van de ID kaart of paspoort wordt verstrekt aan de sportbond NFF.

4.5 Website
De website FCCL gehost door KeurigOnline en gelinkt met Facebook
Foto en videomateriaal gemaakt in opdracht van de FCCL wordt via de site van de FCCL gepubliceerd en tevens een link geplaatst op de facebooksite van de FCCL.
Dit gedeelte van de site is openbaar toegankelijk.

4.6 Timetrailtijden, clubcompetitie uitslagen
Timetrailtijden, clubcompetitie uitslagen worden gepubliceerd via de site en tevens wordt er een link geplaatst op de facebooksite van de club.
Dit gedeelte van de site is openbaar toegankelijk.

4.7 Webwinkel FCCL
Webshop aankopen worden doorgegeven aan de betreffende leveranciers.

4.8 Rabobank, omnikassa, E-boekhouden.
Betalingen aan de FCCL zoals contributie en webshopaankopen lopen via de Rabobank.

4.9 E-boekhouden, activiteitencommisie, Dropbox
Om vrijwilligers persoonlijk te kunnen benaderen worden voor de activiteiten de gegevens doorgegeven aan de activiteitencommisie.

5 OPSLAG PERIODE

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door de FCCL, maar nooit langer dan nodig is voor de ledenadministratie, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.

5.1 Inschrijven in de ledenadministratie.
Jouw naam en geboortedatum worden opgeslagen in het ledenadministratieprogramma E-boekhouden. De opslag van deze gegevens is van onbepaalde tijd. Jij kan je namelijk uitschrijven door afmelden van het lidmaatschap via het secretariaat. Deze draagt er tevens zorg voor dat je wordt afgemeld bij de sportbonden KNWU en NFF.
De gegevens worden tot 2 jaar na het eind van het verenigingsjaar bewaard in het ledenadministratieprogramma. Na afmelding wordt het lid als niet actief gezet in de ledenadministratie.
Inschrijfformulieren worden in fysieke mappen bewaard zolang de club bestaat maar slechts voor reünie doeleinden te gebruiken voor een periode van 25 jaar in het archief.
Het programma E-boekhouden maakt enkele keren per dag automatisch een back up. Voor bewaartermijn en beveiliging zie: https://www.e-boekhouden.nl/beveiliging-online-administratie .
De bewaartermijn van de sportbonden zie hiervoor:
NFF: www.fietscross.org
KNWU: www.knwu.nl 

5.2 Versturen van informatie.
Je e-mail adres wordt opgeslagen in de mailgroep voor leden. Indien je je afmeld als lid van de FCCL zal het e-mailadres uit deze lijst voor actieve verzending worden verwijderd. In het ledenadministratieprogramma zal deze langer bewaard blijven zoals vermeld bij punt 01 hierboven
Zie voor bewaartermijn Roundcube de privacyverklaring van KeurigOnline: https://www.keurigonline.nl/privacy-verklaring

5.3 Contact opnemen
Je telefoonummer en adres gegevens worden bij afmelden als lid uit het leden administratieprogramma verwijderd zoals vermeld bij punt 01 hierboven. Je dient je zelf uit de appgroepen waarin jouw nummer is toegevoegd af te melden.

5.4 Controle naam en leeftijd
De copy ID kaart, paspoort of zorgverzekeringspas worden na controle door de FCCL en bevestiging door de sportbond NFF vernietigd.
De bewaartermijn van de sportbonden zie hiervoor:
NFF: https://www.fietscross.org

5.5 Promotie fietscross
Foto en videomateriaal gemaakt in opdracht van de FCCL en gepubliceerd via de website van de FCCL dan wel Facebook van de FCCL zal altijd bewaard blijven.

5.6 Voortgang monitoren
Timetrailtijden welke worden gepubliceerd op de site van de FCCL zullen jaarlijks worden opgeschoond door afgemelde leden voor het nieuwe seizoen er uit te verwijderen.
Clubcompetitie uitslagen worden jaarlijks bij de start van een nieuwe competitie worden aangepast met alleen de deelnemers van het betreffende competitiejaar.
KeurigOnline verzameld geen gegevens van websitebezoeken.

5.7 Webwinkel
Bestellingen vanuit de webwinkel worden het betreffende verenigingsjaar bewaard. Om reden van wettelijke voorschriften kunnen gegevens langer bewaard blijven.
Zie voor bewaartermijn van de hostingpartij de privacyverklaring van KeurigOnline https://www.keurigonline.nl/privacy-verklaring

5.8 Bankgegevens
Bankgegevens / automatische incasso voor het afschrijven van de contributie worden na afmelden als lid uit het ledenadministratieprogramma verwijderd zoals omschreven bij punt 1 hierboven.
Betalingsgegevens van de webshop worden bewaard door de Rabobank en Rabo Omnikassa. Voor de bewaartermijnen van deze organisatie zie:
Rabobank: https://www.rabobank.nl/particulieren/privacy

5.9 Vrijwilligerswerk
Gegevens betreffende vrijwilligerswerk worden bij afmelden als lid uit het leden administratieprogramma verwijderd zoals vermeld bij punt 01 hierboven.

6 BEVEILIGING

Er worden van jouw persoonsgegevens fysieke kopieën gemaakt ten behoeve van wedstrijden, draaiboeken, trainers en clubvertegenwoordigers.
Je gegevens worden beheerd in de eerder genoemde software en systemen. Het inschrijfformulier en de automatische incasso worden in mappen beheerd door de ledenadministratie.

Persoonsgegevens die door de FCCL of door eerder genoemde derden worden beheerd zijn alleen toegankelijk via eerder genoemde software of documenten en zijn beveiligd met een wachtwoord en eventueel met tweetrapsverificatie.

De apparaten die jou gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van de FCCL privé is. Je herkent deze beveiligde verbinding aan het groene slotje voor de url.

Daarnaast is het domein van de FCCL ondertekend met DNSSEC. Dit is een extra hulpmiddel waarmee de bewegwijzering van de website veiliger en vertrouwder wordt.

Voor de beveiliging van de FCCL website en Roundcube zie KeurigOnline: www.keurigonline.nl
Voor de beveiliging van E-boekhouden zie: www.e-boekhouden.nl
Voor de beveiliging van Dropbox zie: www.dropbox.com
Voor de beveiliging van facebook zie: www.facebook.com
Voor de beveiliging van Rabo Omnikassa zie:Fout! De hyperlinkverwijzing is ongeldig.

7 JOUW RECHTEN

7.1 Recht op inzage
Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij FCCL vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.

7.2 Recht op rectificatie
Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door de FCCL. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kan je aanpassen via de daarvoor bestemde url onderaan elke mail.

7.3 Recht op wissen van gegevens
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij de FCCL vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.

7.4 Recht op overdracht
Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij de FCCL opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere club, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient de FCCL al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.

7.5 Recht op het indienen van een klacht
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat de FCCL niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat.

7.6 Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wil jij niet dat de FCCL jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Het gebruik maken van deze rechten kan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, idbewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.

8 PLICHTEN

De FCCL verwerkt de persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, het belang van verenigen. Denk hierbij in verenigingsverband aanbieden van trainingen en wedstrijden. Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens om je in te schrijven als lid bij de vereniging en de sportbonden als wel het uitoefenen van de sport en de benodigde begeleiding van de trainers. Je e-mailadres is bijvoorbeeld benodigd om alle informatie betreffende wedstrijden te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd kan de FCCL geen lidmaatschap van de vereniging aanbieden.
Zie voor deze gegevens het inschrijfformulier op de site.

Mocht het nodig zijn gegevens die jij het gedeeld met de FCCL met andere dan hierboven genoemde partijen te delen, dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.

De FCCL behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer de FCCL dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van de FCCL te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Heb je toch nog vragen of opmerkingen? Neem gerust contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..